Hàm Vlookup trong Google Sheet là hàm tìm kiếm giá trị theo cột và trả về phương thức hàng dọc (theo cột), nó giúp chúng ta thống kê, dò tìm dữ liệu theo cột một cách nhanh chóng và tiện lợi. Đây là một trong những hàm phổ biến và hữu ích nhất trong Google Sheet, nhưng lại ít người hiểu về nó. Trong bài viết này, Hocexcelcoban sẽ giúp bạn hiểu và sử dụng hàm Vlookup một cách thành thạo qua các ví dụ thực tế nhất.
1. Chức năng của hàm Vlookup trong Google Sheet.
Trong Google Sheet chúng ta sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm dữ liệu trong bảng hoặc một phạm vi theo cột trong một bảng dò tìm đã định nghĩa trước. Như vậy, chức năng chính của hàm Vlookup là dùng để tìm kiếm giá trị trong một bảng giá trị cho trước.
2. Cú pháp hàm Vlookup trong Google Sheet.
VLOOKUP(LOOKUP_VALUE, TABLE_ARRAY, COL_INDEX_NUM, [RANGE_LOOKUP] )
Trong đó:
- Lookup_value(bắt buộc): Giá trị cần tìm, có thể là ô tham chiếu, một giá trị hoặc chuỗi văn bản.
- Table_array(bắt buộc): Bảng tìm kiếm giá trị gồm hai cột dữ liệu trở lên. Có thể là mảng thường, được đặt tên hoặc bảng Excel. Cột chứa giá trị tìm kiếm phải được đặt đầu tiên của Table_array.
- Row_index_num(bắt buộc): Số thứ tự của cột chứa kết quả trả về trong Table_array.
- Range_lookup(tuỳ chọn): Một giá trị logic (Boolean) cho biết hàm VLOOKUP cần phải tìm kết quả chính xác hay tương đối.
- Nếu TRUE hoặc bỏ qua, kết quả khớp tương đối được trả về. Nghĩa là nếu kết quả khớp chính xác không được tìm thấy, hàm Vlookupcủa bạn sẽ trả về giá trị lớn nhất kế tiếp nhỏ hơn look_up value.
- Nếu FALSE, chỉ kết quả khớp chính xác được trả về. Nếu không giá trị nào trong hàng chỉ định khớp chính xác với giá trị tìm kiếm, hàm Vlookup sẽ trả về lỗi #N/A.
3. Ví dụ về hàm VLOOKUP trong Google Sheet.
3.1. Hàm Vlookup trong Google Sheet tìm kiếm chính xác.
Ví dụ: Bạn có hai bảng dữ liệu trên một bảng tính. Bảng đầu tiên là tên nhân viên, số ID và ngày sinh nhật. Bảng thứ hai có ID, ngày sinh, nhưng cột ngày sinh ở bảng này đang bị bỏ chống, chúng ta cần tìm ngày sinh tương ứng với ID từ bảng thứ nhất.
Hàm Vlookup trong Google Sheet
Hình 1: Tìm kiếm chính xác trong Google Sheet.
Trong bảng thứ hai, bạn có thể dùng VLOOKUP để tìm kiếm dữ liệu sử dụng tiêu chí bất kỳ từ bảng đầu tiên (tên, số ID hoặc ngày sinh). Trong ví dụ này, bài viết dùng VLOOKUP để cung cấp ngày sinh cho một số ID nhân viên nào đó.
Để điền ngày sinh cho nhân viên có mã ID là 123, tại ô G4 ta nhập công thức: =VLOOKUP(F4;$B$4:$D$9;3;0)
Trong đó:
- F4: Là giá trị cần đối chiếu.
- $B$4:$D$9: Là bảng dò tìm, địa chỉ của bảng dò tìm phải là địa chỉ tuyệt đối.
- 3: Số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò tìm.
- 0: Kiểu tìm kiếm chính xác.
Cụ thể, VLOOKUP dùng giá trị ô F4 (123) làm trọng tâm tìm kiếm và phạm vi tìm dữ liệu từ ô A3 tới D9. Nó trả về kết quả từ cột số 3 trong phạm vi này (cột D – Ngày sinh) và vì muốn có kết quả chính xác nên đối số cuối cùng là FALSE.
Trong trường hợp này, với ID số 123, VLOOKUP trả về ngày sinh: 19/12/1971 (dùng định dạng DD/MM/YY).
Sau khi điền xong công thức cho ô F4, tiếp tục kéo xuống copy công thức cho những nhân viên còn lại và được kết quả như hình sau.
Hàm Vlookup trong Google Sheet
Hình 2: Tìm kiếm chính xác trong Google Sheet.
3.2. Hàm Vlookup trong Google Sheet để tìm kiếm tương đối.
Tìm kiếm tương đối chỉ có thể áp dụng khi giá trị cần dò tìm trong table_array đã được sắp xếp theo thứ tự (tăng dần hoặc giảm dần hay theo bảng chữ cái). Với những bảng như vậy bạn có thể dùng dò tìm tương đối, khi đó nó tương tự như dùng hàm IF vô hạn vậy.
Ví dụ: Căn cứ vào bảng quy định xếp loại tương ứng với điểm đã cho, tiến hành xếp loại học lực cho các sinh viên có tên trong danh sách:
Hàm Vlookup trong Google Sheet
Hình 3: Dò tim tương đối.
Giờ ta sẽ sử dụng VLOOKUP để nhập xếp loại cho các học sinh. Bạn để ý thấy rằng bảng Quy định xếp loại đã được sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến cao (từ yếu đến giỏi) nên trong trường hợp này ta có thể dùng dò tìm tương đối.
Tại ô E4, ta nhập vào công thức là: =VLOOKUP(D4;$B$14:$C$17;2;1)
Trong đó:
- D4: Là giá trị cần đối chiếu.
- $B$14:$C$17: Là bảng dò tìm.
- 2: Số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò tìm.
- 1: Kiểu tìm kiếm tương đối.
Sau khi điền xong công thức cho ô E4, tiếp tục kéo xuống copy công thức cho những học sinh còn lại. Quan sát hình để hiểu rõ hơn về công thức và cách dò tìm tương đối.
Hàm Vlookup trong Google Sheet
Hình 4: Hàm Vlookup trong Google Sheet.
Trong bảng quy định xếp loại không có giá trị nào trùng khớp với 7.5 và ta đang dò tìm tường đối nên hàm Vlookup sẽ tìm giá trị gần nhất và nhỏ hơn 7.5 là 6.5 => Giá trị trả về tương ứng với 6.5 là Khá.
4. Một số lưu ý khi sử dụng hàm Vlookup trong Google Sheet
4.1. Hàm Vlookup trong Google Sheet tìm kiếm từ phải qua trái.
Hàm VLOOKUP luôn tra cứu giá trị ở cột ngoài cùng bên trái của bảng và trả về giá trị tương ứng từ cột bên phải.
Hàm Vlookup trong Google Sheet
Hình 5: Hàm Vlookup trong Google Sheet.
Lưu ý: Trong ví dụ này, hàm VLOOKUP không thể tra cứu Trình độ và trả về Mã NV. Hàm VLOOKUP chỉ nhìn sang bên phải. Nếu muốn dò tìm ngược lại, đừng lo lắng bạn có thể sử dụng LOOKUP trong Excel để thực hiện tra cứu ngược.
Bài viết tham khảo: Hàm Vlookup ngược và cách dùng.
4.2. Sử dụng địa chỉ tuyệt đối khi dùng hàm Vlookup trong Google Sheet.
Trong excel có 3 loại địa chỉ:
- Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ bị thay đổi tương ứng với mỗi dòng và cột khi chúng ta thực hiện sao chép công thức. (VD: B5 là địa chỉ của hàng 5 cột B).
- Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ được cố định lại, không thay đổi khi ta copy công thức. (VD: $A$1- địa chỉ tuyệt đối của 1 ô, $B$17:$C$20 – địa chỉ tuyệt đối của 1 vùng)
- Để tạo địa chỉ tuyệt đối, thì bạn nhấn phím F4, lúc này sẽ có dấu đô la ($) ở trước chỉ số cột và dòng.
- Tóm lại nếu là địa chỉ tuyệt đối thì bạn thấy có dấu đô la ($) trước chỉ số cột và dòng.
- Địa chỉ hỗn hợp: Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ chỉ cố định dòng hoặc cột mà thôi.
- Cố định cột: Ví dụ: $A1, thì bạn thấy chỉ số cột được cố định, còn chỉ số dòng không được cố định.
- Cố định dòng: Ví dụ: A$1 thì bạn thấy chỉ số cột không được cố định, còn chỉ số dòng cố định.
Khi sử dùng hàm Vlookup trong Excel bạn thường phải tìm kiếm cho cả cột nên việc copy công thức là không tránh khỏi. Lúc này bạn cần lưu ý để địa chỉ của vùng tìm kiếm là địa chỉ tuyệt đối để khi ta copy công thức cho những hàng khác thì vùng tìm kiếm của ta không bị thay đổi.
4.3. Hàm Vlookup trả về giá trị đầu tiền được tìm thấy.
Nếu cột ngoài cùng bên trái của bảng chứa các giá trị trùng lặp nhau thì hàm VLOOKUP sẽ lấy giá trị đầu tiên được tìm thấy. Ví dụ, hãy xem hàm VLOOKUP bên dưới.
Hàm Vlookup trong Google Sheet
Hình 6: Hàm Vlookup.
Giải thích: Kết quả trả về quê của Nguyễn Huy Tưởng, không phả trả về quê của Nguyễn Huy Trạch.
4.4. Hàm Vlookup trong Google Sheet không phân biệt chữ hoa chữ thường.
Hàm Vlookup thực hiện tra cứu không phân biệt chữ hoa chữ thường. Ví dụ, tra cứu NGUYỄN HUY (ô G4) ở cột ngoài cùng bên trái của bảng.
Hàm Vlookup trong Google Sheet
Hình 7: Hàm Vlookup.
Giải thích: Hàm VLOOKUP không phân biệt chữ hoa chữ thường nên nó sẽ tra cứu NGUYỄN HUY hoặc Nguyễn Huy hoặc nguyễn huy, v.v. Kết quả trả về quê của Nguyễn Huy Tưởng (trường hợp đầu tiên).
4.5. Hàm Vlookup bị lỗi #N/A khi tìm kiếm.
Khi dò tìm nếu hàm VLOOKUP không thể tìm thấy kết quả phù hợp, nó sẽ trả về lỗi # N / A.
Lỗi này rất thường gặp nếu bạn không nắm chắc về cách sử dụng hàm Vlookup.
Để tìm hiều nguyên nhân và cách khắc phục lỗi này bạn tham khảo bài viết: Hàm Vlookup bị lỗi #N/A
Tổng kết.
Vlookup là một hàm cơ bản trong Google Sheet, nó hỗ trợ rất mạnh trong việc thống kê và dò tìm dữ liệu nhưng không phải ai cũng có thể nắm vững cách sử dụng hàm này. Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm Vlookup cơ bản nhất và một số ví dụ cụ thể hi vọng giúp ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công!
Video hướng dẫn:
Gợi ý học tập mở rộng.
Trọn bộ khoá học Excel cơ bản miễn phí: Học Excel cơ bản
Các bài viết liên quan:
Hàm VLOOKUP cơ bản Hàm VLOOKUP trong Excel Hàm VLOOKUP 2 điều kiện trong Excel Hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Excel Hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF trong Excel Hàm VLOOKUP ngược trong Excel Hàm VLOOKUP kết hợp hàm SUM và SUMIF Hàm VLOOKUP bị lỗi #N/A, nguyên nhân, cách khắc phục.
